Empresas deverão ter certificação digital para acessar FGTS

Até o final do ano todas as empresas precisarão ter a Certificação Digital ICP - Brasil. É obrigatório. Um prazo que mesmo com todo o planejamento, o presidente do Sescap Londrina e empresário da contabilidade, Marcelo Odetto Esquiante, teme não ser o suficiente para que todos obtenham o documento. A partir de janeiro de 2012 somente através dela, os empregadores poderão fazer os recolhimentos do FGTS, enviar arquivos de Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip) e Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) e receber relatórios da Caixa Econômica Federal.

O novo canal de relacionamento entre empresa e o FGTS unifica o processo, substitui a Conectividade Social e a Conexão Segura, eliminando de vez o certificado em disquete e tornando o processo 100% web. E as empresas podem requisitar a certificação digital a partir de junho, tendo como opção seguir o calendário sugerido pela Caixa que estabelece prazos de acordo com o número de funcionários.

''Este novo canal não traz grandes mudanças e deverá ser fácil para empresas e escritórios se adaptarem embora signifique trabalho a mais para o departamento de pessoal das empresas e escritórios de contabilidade. A questão mais preocupante é o prazo já que ele vale para todo o país e apenas seis autoridades credenciadoras estão autorizadas a fazerem a certificação. Mesmo que ninguém deixe para a última hora é possível que haja uma sobrecarga do sistema'', avalia Esquiante. O Sescap Londrina, através da Fenacon, é uma das entidades credenciadas e já está estruturado para atender a demanda. As outras são a Receita Federal, Banco do Brasil, Caixa, Serasa e Correios.

Esquiante esclarece que o novo canal simplifica o processo porque coloca em um único ambiente todos os procedimentos relativos ao FGTS. Ele vem substituir a Conectividade Social, programa instalado no computador da empresa para envio de arquivos e recebimento de relatórios; e a Conexão Segura, através da qual as empresas faziam os comunicados de afastamento de empregados e outras tarefas.

O gerente do FGTS-PR, da Caixa, Vilson Wilemann, acredita que não haverá problemas na implantação do novo canal. ''Realmente as novidades são poucas e de fácil compreensão porque as empresas já estão operando com o sistema interno da CEF há mais de 10 anos. De qualquer forma o melhor é os empresários agilizarem a certificação e não deixarem para a última hora para evitar problemas'', afirma. Mesmo obtendo a certificação digital antes, as empresas poderão continuar utilizando o sistema atual até 31 de dezembro, ganhando tempo para se habituar com os novos procedimentos.

As empresas com escritórios de contabilidade deverão também gerar, através da certificação digital, uma procuração eletrônica para o escritório que a atende. Wilemann lembra ainda que o novo canal permite que retificações e alterações sejam feitas diretamente no sistema sempre que necessário, em tempo real, evitando sanções por parte dos órgãos fiscalizadores em caso de enganos. Irregularidades comuns como desencontro entre a data da contratação e o início efetivo do recolhimento ou recursos indevidos como o recolhimento do valor do FGTS apenas por ocasião da demissão, serão facilmente percebidos, podendo ser acompanhados pelos próprios empregados.

Para o gerente do FGTS-PR, os maiores ganhos com o novo canal são a transparência, a agilidade do processo e a segurança que ele oferece para os empresários, trabalhadores e governos. A facilidade do acesso às informações é a grande vantagem para o governo que amplia o controle quanto ao fisco. Wilemann esteve em Londrina ontem participando de uma palestra promovida em parceria com o Sescap local, para mostrar o funcionamento do novo canal e esclarecer dúvidas dos empresários.