Empresas ganham mais tempo para rever procedimentos e organizar informações para se adequar ao eSocial

Os empresários não podem se iludir e respirar aliviados com a decisão da Receita Federal de adiar, mais uma vez, a entrada em vigor do eSocial, novo módulo do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital). “Ainda há muito a ser feito. É preciso arrumar a casa e preparar as informações que serão enviadas”, adverte Kelly Cristina Ricci, sócia da área de Consultoria Tributária da De Biasi Auditores Independentes.

 

A especialista explica que o eSocial exige dados detalhados sobre tudo o que diz respeito aos departamentos de Recursos Humanos das empresas, como folha de pagamento, férias dos funcionários, contribuições previdenciárias e impostos. Além de ser obrigatório para todas as companhias, das de grande porte aos microempreendedores individuais, o novo módulo realmente é complexo. Só o manual divulgado pela Receita tem mais de 200 páginas, com inúmeras tabelas e uma extensa relação de itens que devem ser informados ao Fisco.

 

De acordo com o Comitê Gestor do eSocial, o prazo para implantação do sistema será contado apenas após a publicação da versão definitiva do manual de orientação. Seis meses depois da divulgação, as empresas deverão inserir os eventos iniciais em um ambiente de testes. Após mais seis meses, começará a obrigatoriedade para o primeiro grupo de empregadores, formado por empresas com faturamento anual superior a R$ 3,6 milhões em 2014. O cronograma para as pequenas e microempresas está em elaboração.

 

A demora do Governo em liberar o layout do eSocial preocupa, uma vez que empresas, escritórios contábeis e auditorias precisam adequar seus sistemas de geração de informação ao formato que venha a ser exigido, a fim de evitar possíveis autuações por inconsistências. Mas, para Kelly, o ponto de atenção mais imediato continua sendo a criação de um ambiente interno que facilite a integração a esse sistema digital. “Os empresários devem ficar atentos à necessidade de antecipar mudanças na cultura organizacional e promover a revisão de procedimentos internos que, lá na frente, poderão facilitar e agilizar o preenchimento dos formulários do eSocial”, explica.

 

Para reduzir o risco de autuações por inconsistências na implantação, a política de cargos e salários das empresas é um dos procedimentos que merecem ser cuidadosamente revisados. E, como este módulo do Sped é uma ação conjunta do Ministério do Trabalho e Emprego, da Receita Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e do Ministério da Previdência, os dados referentes ao quadro de funcionários podem, inclusive, serem usados pela Justiça do Trabalho

 

Para a sócia da De Biasi, esse risco é que torna tão relevante que as empresas acionem suas consultorias para antecipar mudanças na cultura organizacional e revisar procedimentos. “É importante ter em mente que o novo módulo do Sped solicita obrigações que já existem, mas que nem sempre foram cumpridas pelas empresas, pois não havia uma fiscalização efetiva. Se, hoje, muitas empresas que não dão a devida atenção ao tema já sofrem com a defesa de ações trabalhistas, com o eSocial quem não cumprir as exigências terá grandes prejuízos”, afirma a especialista.

 

Kelly destaca, que, atualmente, os procedimentos adotados pelas empresas em relação a cargos e salários não são objeto de análise nas fiscalizações. Mas isso pode sofrer uma reviravolta com a entrada em vigor do sistema, que exige o envio de informações relacionadas à política de cargos e salários, tais como tabela de cargos e de funções e cadastramento inicial do vínculo e admissão (a empresa deverá informar os dados cadastrais e contratuais dos empregados, como o código do cargo e da função, a descrição das atividades desempenhadas, a jornada contratual semanal e o salário).

 

“Com base nessas informações, o Ministério do Trabalho terá em mãos dados suficientes para averiguar se a empresa observa a equiparação salarial entre empregados que realizam ‘trabalho de igual valor’, sempre que não houver diferença de tempo de serviço superior a dois anos e a empresa não tiver quadro de carreira homologado – que só é válido desta forma, de acordo com jurisprudência e súmula no Tribunal Superior do Trabalho”, conclui Kelly Cristina Ricci.