Como automatizar a criação e distribuição de arquivos dos clientes na biblioteca do escritório?

Para quem leu o artigo “Meu escritório contábil está utilizando adequadamente a comunicação por e-mail” e ficou convencido de que é possível evoluir na qualidade da comunicação empresarial através da automatização do que é rotineiro, já sabe que o ponto de partida é ter todos os arquivos gerados pelo escritório em uma biblioteca gerenciável de arquivos eletrônicos. Porém, agora você também precisa saber como fazer esse procedimento em poucos minutos.

A referida biblioteca é uma área no servidor do escritório destinada para o depósito de arquivos de cada cliente, dentro de um mesmo padrão de estrutura de pastas. Assim que depositados na biblioteca, existindo um adequado sistema gerenciador, os arquivos já estarão disponíveis para o acesso dos usuários autorizados pelos clientes, conforme as permissões de cada um. Cada escritório cria a biblioteca conforme as suas preferências e necessidades. Veja um exemplo, para auxiliar no entendimento: para cada cliente existiria uma pasta chamada “Contas a Pagar – INSS” e, dentro dela, seria gravado um ou mais arquivos PDF por mês, contendo as guias para o recolhimento do INSS. Cada arquivo seria nomeado com o código do cliente, mês e ano de competência e algum dado extra de identificação.

O procedimento que estamos apresentando aqui é realizado em três simples etapas, descritas a seguir.

1 – Gerar arquivo PDF contendo o relatório de todos os clientes

A geração dos relatórios contendo os materiais que se pretende disponibilizar aos clientes ocorre em duas origens: a) no sistema utilizado pelo escritório para processar os dados fiscais, contábeis e de folha de pagamento; b) em outras fontes, englobando todos os demais aplicativos e sites que são necessários para complementar o serviço efetuado. Nessa primeira etapa, independente da origem, a proposta é obter os relatórios em um único arquivo e no formato PDF.

Nos bons sistemas de processamento de dados é possível escolher um tipo de relatório, definir alguns dados (como a competência) e gerá-lo em PDF, automaticamente, para todos os clientes do escritório. Um bom exemplo é a GPS – Guia da Previdência Social, principalmente aquelas calculadas sobre a folha de pagamento, que possui vencimento no dia 20. A equipe do escritório deve gerá-la num único momento, após o fechamento da GFIP, que tem prazo máximo de transmissão e recolhimento no dia 7. Se o seu sistema de processamento de dados não permite a geração de um documento em lote (para todos os clientes numa única ação), ele até pode ser um bom sistema, mas não foi desenvolvido tendo como foco o escritório contábil.

Diante desse contexto, cabe, aqui, uma análise do motivo que leva poucos escritórios a gerarem as GPS após o fechamento da folha de pagamento. Em primeiro lugar, constata-se que a grande maioria faz essa tarefa em conjunto com o processamento da folha, o que gera uma desnecessária sobrecarga de trabalho na equipe, uma vez que, de acordo com esse cenário, os colaboradores estão, ao mesmo tempo, realizando a emissão individual das GPS. Pois bem, isso ainda acontece porque, antigamente, o prazo de vencimento do INSS era no dia 2.

Porém, hoje, com o vencimento estando no dia 20, por que não otimizar o tempo dos seus profissionais e transferir esse trabalho para um período do mês em que a equipe está mais tranquila e, ainda, disponível para fazer tudo em lote? Isso é aplicar inovação à gestão, usufruindo, com inteligência, das tecnologias existentes. E por falar na tríade inovação + gestão + tecnologia, resgato aqui o artigo “Por que perdi a lucratividade do meu escritório contábil”, o qual recomendo fortemente a leitura.

Agora, vejamos outros exemplos de relatórios, habitualmente, gerados em lote pelos escritórios: recibos e boletos bancários dos honorários, provisões de férias e 13º salários, DARFs sobre a folha de pagamento, relatório completo da folha de pagamento, relatórios de períodos de férias a vencer, etc. Contudo, se o sistema utilizado pelo escritório não permite a geração em lote de um documento para todos os clientes, ou se a fonte geradora do relatório não apresenta essa possibilidade (como é o caso da DAS – guia de arrecadação do Simples), então, nesses casos, sim, será necessária a realização de uma ação individual para cada cliente.

2 – Separar arquivo PDF automaticamente por cliente

Como cada cliente tem a sua própria biblioteca de arquivos, para que seja possível alimentá-la com arquivos contendo exclusivamente os dados de cada um, é necessário dividir por cliente o arquivo PDF criado anteriormente. Naturalmente, agora virá à sua mente o questionamento: qual a vantagem em criar um arquivo único contendo os dados de todos e, posteriormente, separá-los por cliente, ao invés de já criar um arquivo para cada um? Simples: a criação de arquivo PDF por cliente, direto do sistema gerador, é manual, mas o procedimento de dividir um arquivo PDF por cliente é automático. A vantagem é a economia de tempo e a segurança nas criações.

Vamos seguir a análise do modelo elucidativo da GPS. A partir do momento em que há um arquivo PDF, por exemplo, contendo 160 páginas (160 guias destinadas ao recolhimento do INSS), vinculadas a 120 clientes (algumas empresas tendo duas ou mais guias), inicia-se a segunda etapa do procedimento. Para operar essa separação automática, é necessário a utilização do aplicativo PDFsplit que, através do processamento do arquivo gerado na etapa 1, criará novos arquivos PDF, um para cada cliente, nomeando-o com o código do mesmo e mais alguns dados conforme a sua necessidade. Ao abrir qualquer um dos novos arquivos, será possível visualizar uma ou mais guias correspondentes ao cliente identificado em seu nome.

A separação pode ocorrer para qualquer tipo de arquivo onde o PDFsplit já esteja implementado. Vamos a mais um exemplo, agora utilizando aplicativos da RFB. Se houver o intuito em disponibilizar aos clientes o relatório da DCTF, bastará apenas marcar as declarações de uma competência e solicitar a impressão, tendo como padrão em seu Windows uma impressora virtual PDF, preferencialmente a PDFCreator. Caso você tenha 10 folhas por DCTF e 50 contribuintes selecionados, o resultado do seu arquivo PDF originário será de 500 folhas. Fazendo uso do referido aplicativo, selecionando o tipo de ação correspondente à DCTF, serão criados 50 arquivos com 10 folhas cada um e, por último, para incluir o código do cliente no nome do arquivo, será efetuada uma correspondência com o CNPJ.

3 – Distribuir os arquivos PDF na biblioteca de cada cliente

A partir do momento em que há um arquivo PDF para cada cliente, relacionado a um determinado tipo de documento que se está trabalhando (como as GPS de alguma competência), inicia-se a terceira etapa, que consiste em mover os arquivos para a pasta correspondente ao tipo de documento dentro da biblioteca de cada cliente, tendo como origem o local onde o PDFsplit armazena os arquivos. Para isso, basta executar um BATch de movimentação de arquivos utilizando o comando move do MS-DOS.

O comando é muito simples! Vamos a um exemplo: MOVE “T:\Temp\0001*.pdf” “N:\0001\Contas a Pagar – INSS”. Aqui, estamos movendo todos os arquivos iniciados por 0001 (código do cliente), da pasta T:\Temp (pasta onde está o arquivo de todos os seus clientes), para a pasta N:\ (local, na sua rede, onde está a biblioteca de arquivos) \0001 (pasta do cliente 0001) \Contas a Pagar – INSS (tipo de documento). O BATch completo ficaria com uma linha para cada cliente.

Para uma adequada organização dos arquivos, recomenda-se ao escritório contábil utilizar modelos na nomeação dos mesmos, permitindo ao usuário saber exatamente a que ele se refere. E, já que estamos falando em GPS, poderia ser utilizado algo como “0001 201406 GPS.pdf” para o nome do arquivo. Ele iniciará a nomeação pelo código do cliente, seguido pelo ano (2014) e mês (06) da competência da guia, findando-se com algum dado de identificação do documento. Para cada mês, bastará mudar a competência no PDFsplit, pois o BATch será o mesmo.

Para você criar o efeito multiplicador do BATch, visto que o único dado que muda em cada linha é o código do cliente, que estará incluso tanto no nome do arquivo como na pasta de destino, utilize o Excel. Crie colunas na planilha para inserir os dados fixos e outras colunas para inserir os dados variáveis (código do cliente). Feito isso, basta exportar a planilha para texto e alterar a extensão do arquivo para bat.

Conclusão

No exemplo da GPS, descrito na 1ª etapa, para o sistema gerar todas as GPS de todos os clientes, compute meros 4 minutos (depende basicamente do desempenho do servidor onde está o sistema); já, na 2ª etapa, para criar arquivos individualizados por cliente através do PDFsplit, mais 1 minuto; e, na 3ª etapa, para mover os arquivos para a biblioteca de cada cliente, também 1 minuto. Pode-se considerar um total de apenas 10 minutos para a execução de todo o procedimento, visto que o operador o fará com zelo e usufruindo da leitura de uma documentação de suporte.

Por fim, estando o arquivo depositado na biblioteca e o escritório contábil tendo um sistema gerenciador adequado, o cliente já poderá coletar o arquivo automaticamente na web ou aguardar o recebimento do e-mail da notificação com o facilitador para o download, evitando, dessa forma, qualquer ação manual. Mesmo que pareça complexo aos usuários leigos, vale lembrar que o procedimento descrito neste artigo é facilmente implementado pelas pessoas da área de tecnologia. Na dúvida, você pode contratar para efetuar essa implantação uma empresa apta para o atendimento e capacitação, permitindo ao escritório apenas executá-lo regularmente.

Agora, cá entre nós, quanto tempo a sua estrutura é consumida para processar e distribuir aos clientes os honorários do seu escritório? Espero que menos de 30 minutos. Afinal, tempo é dinheiro, prezado leitor.