Pequenas empresas e a Lei anticorrupção

Em vigor desde 29 de janeiro deste ano, a Lei Anticorrupção afeta não apenas grandes corporações, mas todas as pequenas e médias empresas, em especial aquelas que têm ou pretendem ter relações comerciais com o setor público. De acordo com a nova lei, se um funcionário for pego em atos de corrupção, a empresa é punida mesmo sem a comprovação de que tinha conhecimento do que estava acontecendo. A punição prevê multa que pode chegar a até 20% do faturamento bruto do ano anterior, inclusão da empresa numa “lista negra” que a impede de firmar contratos e receber recursos financeiros de entidades públicas, suspensão e encerramento de atividades, prisão dos envolvidos, entre outras Portanto, agora é hora de investir em prevenção. 

“A Lei Anticorrupção prevê tratamento diferenciado entre empresas negligentes no combate à corrupção e as que se esforçam para evitar e coibir ilícitos. Empresas que possuem políticas internas de auditoria, aplicação de códigos de ética e conduta e incentivos a denúncias de irregularidades poderão ter as penas atenuadas, tendo certo que a lei importou do Direito Norte Americano o conceito de compliance, procedimento implantado para satisfazer o cumprimento das normas e regulamentos de determinada jurisdição ou setor, que pode ser definido como o ato de cumprir, de estar em conformidade e executar regulamentos internos e externos, impostos às atividades da instituição, buscando mitigar o risco atrelado à reputação e ao regulatório/legal”, explica Murillo Onesti, do escritório Rodrigues Onesti & Lima Neto Advogados.

10 Passos para de adequar à Lei Anticorrupção

1. Criação de uma Política eficaz de Combate à Corrupção ­ A responsabilidade da empresa em garantir a correta compreensão do conceito de corrupção e os riscos e sanções que sua prática envolvem é a função primordial na adoção de políticas de combate à corrupção. Conscientizar seus colaboradores da necessidade de condução dos trabalhos sem que haja o envolvimento inadvertido em atividades ilegais, afinal, violação de leis, já que a nova lei poderá penalizado individualmente com multas, prisões, etc. Além do mais, a implantação e aplicação de tal pratica pode ser considerada um fator de atenuação da responsabilidade da empresa.

2. Formulação, aplicação e divulgação do planejamento estratégico da empresa,  De simples elaboração, esta ferramenta é bastante útil e deve ser compartilhada entre todos os funcionários, mesmo aqueles que não têm contato direto com autoridades públicas, pois auxilia na formação e manutenção da cultura da empresa.

3. Adoção e Criação de manuais de conduta e códigos de ética. A empresa deve criar o seu próprio código, de acordo com a sua realidade. “Não se deve utilizar modelos aplicados em outras companhias, pois isso não funciona e ainda pode causar problemas”, adverte o advogado, José de Souza Lima Neto. 

4. Realização de atualizações, treinamentos e cursos   Não basta criar as regras, é preciso disseminá-las e reforçá-las periodicamente.

5.  Criação de um canal de comunicação aberto com os colaboradores Para Onesti, esta é uma das principais ferramentas a serem implantadas nas empresas. “É preciso que haja esta abertura para que se possa apurar os fatos e atuar rapidamente, evitando problemas jurídicos”.

6. Adoção de práticas contábeis de acordo com a legislação  A precisão dos diários, livros, registros e contas é fundamental a todas as transações/despesas (nacionais e estrangeiras) das empresas. Pagamentos incomuns, contas “sem registro”, faturas ou notas inexistentes devem ser abolidas, bem como supressão de livros e registros. A fórmula é simples. Um terceiro, alheio à empresa, entenderia a operação, como foi feita, as partes envolvidas, os beneficiárias e sua razão? Transparência e documento.

7. Acompanhamento periódico da legislação, inclusive regulamentadoras da atividade Para os advogados, é fundamental acompanhar as constantes mudanças legislativas, pois muitas vezes as novas regras não são devidamente divulgadas e a empresa pode ter uma conduta indevida sem ter conhecimento.

8. Realização periódica de auditorias Procedimentos internos de auditoria podem dar início à ações investigativas e fiscalizatórias, com o fim de averiguar se os procedimentos adotados e a legislação estão sendo aplicados corretamente. Auditorias periódicas, internas e externas, são importantes ferramentas de controle e gestão de riscos, aplicando transparência e eficácia na condução dos negócios da empresa. As auditorias, aliadas à sólidos programas de Compliance formam mecanismos diligentes de atendimento à nova legislação, podendo oferecer a segurança necessária diante de uma eventual fraude ou processo administrativo ou judicial. 

9. Apoio e orientação de um departamento jurídico (interno ou terceirizado) Braço fundamental, atuando em vários seguimentos da empresa, o departamento juridico contribui para a eficácia de suas transações. Orientando e apoiando o compiance e a auditoria, torna-se uma ferramenta imprescindivel na aplicação, atualização e desenvolvimento das politicas de combate à corrupção. 

10. Rigidez e eficácia no manuseio e guarda de documentos e informações 

O acordo celebrado com órgão ou entidade publica, que visa a cooperação da empresa que colabore efetivamente com as investigações é previsto na legislação em comento, denominado acordo de leniência. O objetivo do acordo é a identificação de outros envolvidos, obtenção rápida de documentos, informações, etc. A possibilidade de celebrar o acordo, em conjunto com a necessidade de transparecia nas relações e ainda a responsabilidade individual e/ou da pessoa jurídica, demandam uma grande necessidade na guarda e manutenção de documentos, informações, registros de atividades, etc.  Com a era digital esse cuidado se torna ainda mais importante.

Dentre outros instrumentos necessários, as empresas de médio e pequeno porte também devem: adotar estrutura de governança com compromisso claro da alta administração; realizar auditorias e monitoramentos contínuos; executar reuniões periódicas para revisar pontos levantados pelas auditorias interna e externa; realizar treinamentos de funcionários de área de risco; estabelecer rotinas de atualização e de acompanhamento contínuo do pessoal com relacionamento direto com o governo; implementar medidas mais incisivas de análises nas contratações de pessoal; definir as sanções para os casos de desvio de conduta; e, avaliar a eficiência e revisar periodicamente a política adotada, propondo melhorias.

Para empresas que não tem estrutura ou condições de criar ou gerir um compliance próprio, há a possibilidade de adequação à lei através de sua terceirização, contratando escritórios especializados que possam suprir essa lacuna, os  quais serão responsáveis pela implementação de uma política de combate à corrupção em sua empresa.