Grande parte dos erros na entrega dos Speds se dão pela falta de padronização

Um dos sinônimos dos tempos contemporâneos, o código de barras, faz parte da rotina de quem compra e vende em grandes lojas das metrópoles ou em pequenos mercados de cidades do interior. O código que veio para facilitar a vida dos empreendedores é utilizado na identificação de produtos e suas embalagens logísticas, porém há mais possibilidades entre as tradicionais barras pretas do que crê a maioria de nós.

Outra função importante do código, para a qual muitos administradores ainda não atentaram, é na administração de estoques e na geração de dados contábeis, além disso, existem inúmeras possibilidades para o futuro, como afirma o conselheiro do Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo, Mariano Amádio. Ao imaginar o que poderíamos criar para facilitar as informações de gestão e contabilidade, ele cita algumas ideias, como o código de barras indo direto para o sistema de ERP da empresa e abrindo uma série de possibilidades de leitura de dados que podem facilitar os lançamentos contábeis via integração de sistemas. “A leitura pode direcionar dados da mercadoria para um arquivo de receita, despesa, contas a pagar e mais alternativas, o que facilita o processo e vai ao sentido da desburocratização”, acrescenta Amádio.

O conselheiro também lembrou que, como hoje não existe obrigatoriedade na geração de dados através do código de barras o empresário só vai aderir à uma padronização se o estoque estiver necessitando de um melhor controle de administrativo. “Atualmente, para que esta atualização aconteça é preciso que o empresário esteja disposto a investir em tecnologia”.

O contador e diretor da M/Legate Soluções Empresariais, João Carlos Castilho Garcia, concorda que o principal uso do sistema de código de barras nas empresas para agilizar o processo contábil está na gestão de estoques. “Trata-se de um grande item para as empresas industriais e comerciais e sempre um grande problema para os escritórios contábeis.”

Ele acrescenta que, no estoque que trabalha com a gestão do código de barras a confiabilidade dos dados é muito maior e a agilidade nas informações para os escritórios contábeis ou para o setor de contabilidade que utiliza essas informações, é muito grande. “Isso tudo tem muito a evoluir e o prestador de serviços contábeis tem que acompanhar tal evolução.”

Caminho sem volta

Outro ponto importante levantado pelo Vice-presidentre de Administração e Finanças do CRCSP, Gildo Freire de Araújo, é que hoje a integração de dados é salutar e importante. “Tudo o que se possa utilizar com segurança para a transmissão de dados é um avanço, e o código de barras pode gerar a importação de dados de um documento sem um processo manual, com maior segurança e agilidade.”

Ele lembra que o sistema do fisco tanto nas esferas municipais, estaduais quanto federal, se utilizam muito de processos eletrônicos, e, é fundamental que o contador e as empresas tenham formas de acompanhar e atender tais demandas. Gildo acrescenta que o sistema de obrigações acessórias é de tal volume e tão repetitivo que, depender de qualquer processo manual gera dificuldade tanto no volume de trabalho quanto na questão da segurança na informação.

Para Gildo, neste contexto, uma padronização é importante para obter mais informações que cheguem de forma segura aos contadores. “Pelo nível de processamento que a Fazenda usa hoje e pelo grau de informação que exige dos empreendedores, ter um modelo de segurança como esse vai ser cada vez mais cobrado pelas Secretarias da Fazenda. É um caminho que não tem volta e que vai ser útil para todo e qualquer segmento” conclui.

O código de barras no setor público

A assessora de soluções de negócios da GS1 Brasil (Associação Brasileira de Automação), Karina Rocha, afirma que atualmente a utilização do código de barras padrão (GTIN / EAN-13) é voluntária e algumas empresas a realizam por exigência de mercado. Ela sugere que, uma vez detectada tal necessidade, qualquer setor ou categoria profissional que perceba o valor da identificação padronizada pode sugerir sua adesão junto aos órgãos competentes, já que qualquer obrigatoriedade neste sentido pode vir somente por parte do Governo.

Karina lembra ainda que o uso do código de barras padrão pode oferecer soluções não apenas para a iniciativa privada, mas para o setor público e que a adesão pode facilitar a sua administração. Ela dá o exemplo de prefeituras e municípios que são verdadeiros “compradores”, uma vez que há uma variedade e quantidade muito grande de materiais, que vão desde um alimento que será servido na merenda escolar até um computador, passando por medicamentos e materiais cirúrgicos que chegam até hospitais públicos. “Tudo precisa ser cadastrado partindo de fornecedores que usam padrões diferentes de identificação nos seus produtos. Uma padronização das identificações organizaria e tornaria mais ágil este trabalho, reduzindo os custos, melhorando processos administrativos e operacionais", analisa.

“Outra vantagem seria o melhor controle de estoque evitando a falta de produtos que, muitas vezes, obriga o órgão público a realizar compras de urgência,  de fornecedores que estão fora da licitação e cujo valor das mercadorias não estão negociadas, ou seja, com preço muito superior, gerando uma despesa que não estava planejada.”

Erros na entrega do Sped estão diretamente ligados a falta de padronização

Os números estão aí, 95% dos Speds estão sendo entregues errados. Os problemas começam na cultura passam pela dificuldade de integração destas informações, mas um ítem muito importante é com relação a falta de padronização dos códigos de produtos.

Elinton Marçal, diretor de tecnologia e marketing da SCI Sistemas Contábeis, é pragmático: “Se houvesse padronização dos códigos de produtos, teríamos um índice não de 95% de entregas de Speds errados, isso provávelmente cairia para 45% ou 50%. Não resolve todo o problema do Sped, mas solucionaria um percentual altíssimo”.

Para ele a padronização da numeração do produto - GTIN, mais conhecido como código de barras do produto ou EAN,  deveria ser obrigatória em território nacional, inclusive para hortifrutigranjeiros, carnes, frios e para os produtos importados, e, produtos novos deveriam ser catalogados antes do lançamento. “Isso iria facilitar bastande a qualidade da entrega dos Speds”, diz Marçal que justifica que o grande problema hoje é a falta de conexão dos produtos.

Mas Elinton elenca que além da obrigatoriedade do código de barras nos produtos é fundamental a exigência das notas fiscais eletrônicas, para ele ambos são indispensáveis para diminuir os erros na entrega do Sped qualificado. “É comum vermos o mesmo produto com 10 cadastros, pois não há obrigatoriedade de padronização por código de barras, aí pronto, furou o Sped”, conclui.